A gestão de facilities, também conhecida como facility management, engloba um conjunto de serviços fundamentais para o pleno funcionamento de uma empresa. Embora o termo tenha sido criado por volta dos anos 60, sua relevância tem se tornado cada vez mais evidente nos diversos setores do mercado.
Se antes era considerada uma atividade secundária na saúde, hoje a gestão de facilities impacta diretamente nos resultados das instituições, desde clínicas e laboratórios até hospitais. Entre os serviços oferecidos estão limpeza e higienização, portaria, recepção, controle de acesso, manutenção predial, paisagismo e logística interna.
Com o aumento da sua importância, os obstáculos também se tornaram mais complexos. Atender às necessidades específicas das diferentes organizações, prevenir erros e reduzir custos são alguns deles. A boa notícia é que a tecnologia pode ajudar a vencer esses desafios com eficácia.
A importância da tecnologia na gestão de facilities
A tecnologia na gestão de facilities tem como principal função agilizar os processos, automatizar tarefas e melhorar a produtividade da empresa. O acesso a informações essenciais para o cotidiano da equipe e a interatividade entre profissionais também é facilitado.
Não por coincidência, em um estudo realizado em 2022 pela Associação Brasileira de Property, Workplace e Facility Management (ABRAFAC), o uso de softwares fazia parte da rotina de 79% dos entrevistados, com um percentual de satisfação de 72%. Já a automação estava presente em 75% das instalações.
Lembre-se que, antes dos inovadores equipamentos e sistemas, tudo era gerenciado manualmente, o que aumentava o risco de atrasos, erros e falhas de comunicação. Além disso, como não havia a disponibilidade de dados em tempo real, as decisões eram tomadas de forma menos ágil, eficiente e estratégica.
Agora, os profissionais podem receber solicitações de serviços por meio de um aplicativo em seus smartphones, constando todos os detalhes e as prioridades, por exemplo. Assim, possibilita-se uma visão abrangente das atividades para evitar retrabalhos e negligências.
Já existem hoje ferramentas que criam cronogramas de manutenção, supervisionam a falta de materiais e até permitem acompanhar a equipe em tempo real. Mas não é só isso: a tecnologia ainda auxilia a identificar precocemente e resolver possíveis problemas, minimizando o seu impacto e prevenindo danos irreversíveis.
Esses foram apenas alguns exemplos de como a tecnologia tem revolucionado a gestão de facilities na saúde. Vamos explorar ainda mais esse universo nas próximas linhas. Continue a leitura!
Principais recursos tecnológicos na gestão de facilities
Desde a Internet das Coisas (IoT) até a inteligência artificial, as tecnologias têm transformado a forma como as organizações administram e mantêm seus espaços. Conhecer essas soluções é crucial para acompanhar as tendências do setor e implementá-las de maneira estratégica nas instituições de saúde.
1. Big Data
É possível que você já tenha ouvido falar em Big Data. Trata-se de um termo utilizado para descrever um grande volume de dados, que são complexos demais para serem processados por métodos convencionais, como planilhas. À medida que as novas tecnologias surgem, as informações da empresa e dos clientes se tornam ainda maiores, sendo necessário organizá-las e analisá-las estrategicamente.
Por meio do cruzamento desses dados com o uso de ferramentas modernas, o time de gestão de facilities pode alcançar insights relevantes para a melhoria dos resultados e processos dos serviços.
Para que você entenda melhor o quão valioso é esse recurso, apresentamos uma expressão que tem sido bastante citada no mundo dos negócios: os dados são o novo petróleo.
2. Inteligência artificial (IA)
Um dos temas mais discutidos nos últimos tempos é a inteligência artificial, principalmente após o surgimento do Chat GPT. Na gestão de facilities, essa moderna tecnologia tem oferecido inúmeros benefícios, desde a redução de custos operacionais até a prevenção de incidentes, como falhas de segurança.
Hoje, há recursos de IA que permitem entregar uma experiência personalizada aos pacientes e usuários. Por exemplo, ela pode ajustar automaticamente a iluminação e a climatização dos ambientes, de acordo com a ocupação dos espaços, ou prever padrões de consumo para reduzir desperdícios.
Além disso, chatbots e assistentes virtuais podem ser usados para fornecer informações relevantes sobre as instalações, esclarecer dúvidas frequentes e até agendar serviços de manutenção.
3. Internet das Coisas (IoT)
Imagine que todos os objetos ao seu redor, como lâmpadas, geladeiras e relógios, possam se conectar à internet e interagir uns com os outros. Esses objetos inteligentes têm sensores especiais que ajudam a coletar informações do ambiente, como temperatura, luz e movimento. Assim ocorre na Internet das Coisas (IoT).
O seu principal objetivo é conectar, compartilhar e analisar dados entre dispositivos e sistemas por meio da internet. Uma das aplicações da IoT na gestão de facilities é o monitoramento e controle de equipamentos. Isso permite a tomada de decisões mais estratégicas, além de evitar falhas nas manutenções preventivas, reduzir tempo de inatividade e diminuir custos de reparos. Os dados coletados sobre o uso de recursos, como água e energia, também podem ser usados para identificar oportunidades de economia e sustentabilidade.
4. Robótica
Os robôs na área da saúde não se limitam às cirurgias. Na verdade, eles também podem estar presentes nos serviços de gestão de facilities. Existem hospitais que já usam essa tecnologia para ajudar na limpeza dos ambientes. Além disso, robôs equipados com sensores inteligentes podem monitorar a integridade das instalações e identificar problemas em equipamentos.
Em relação ao apoio logístico, ainda é possível que auxiliem no transporte de suprimentos e aparelhos pesados. Porém, o céu é o limite para a robótica, uma vez que as suas funções podem ir além do imaginado.
5. Aplicativos
O uso de aplicativos traz inúmeros benefícios à gestão de facilities na saúde. Aumentar a eficiência operacional, economizar recursos, monitorar o desempenho dos profissionais e prevenir erros são alguns dos seus benefícios. Também devemos citar a automação de tarefas burocráticas e repetitivas, que permite à equipe se concentrar nas atividades mais estratégicas. Graças a isso, o mercado já conta com soluções específicas para o setor, como o Easy 365.
Conheça o Easy 365, seu novo aplicativo de gestão operacional na saúde
O Easy 365 é o único aplicativo brasileiro para gestão de ambientes e equipes de limpeza, rouparia, segurança, manutenção predial e hotelaria hospitalar. Ele é criado e desenvolvido pela Apoio, uma empresa que se dedica ao setor de facilities há mais de 37 anos.
Entre as suas funções estão:
- Organizar, monitorar e gerenciar as tarefas dos profissionais;
- Coordenar os níveis de execução das atividades;
- Monitorar as equipes e os ambientes;
- Gerenciar a capacitação de profissionais;
- Produzir relatórios confiáveis e em tempo real.
O Easy 365 garante maior agilidade na tomada de decisão, segurança dos dados, transparência e eficiência na gestão de contratos. Um dos seus diferenciais é que ele funciona tanto online quanto offline.
Quero saber mais sobre o Easy 365
Gostou deste conteúdo? Acompanhe-nos também nas redes sociais e fique por dentro das novidades na gestão de facilities.